Fallstudie: Entwicklung einer POS-Software für die Hotellerie

Ausgangssituation & Zielsetzung

Ein führender Distributor von IT- und Videokonferenzlösungen benötigte eine maßgeschneiderte POS-Software, um sein bestehendes Portfolio zu ergänzen und B2C-Kunden, insbesondere aus der Hotellerie, mit modernen Selbstbedienungslösungen auszustatten. Das Unternehmen wollte seinen Kunden eine Lösung bieten, die es ermöglicht, den Check-in-Prozess vollständig durch Selbstbedienungssysteme abzuwickeln und gleichzeitig Konferenzräume vor Ort ohne Personalbuchungen zu ermöglichen.

Ziel war es, eine POS-Software zu entwickeln, die sowohl für Hotels als auch für Konferenzräume in verschiedenen B2C-Szenarien eingesetzt werden kann. Die Software sollte die bestehenden IT-Systeme des Distributors ergänzen und es den Hotelbetrieben ermöglichen, den gesamten Buchungs- und Check-in-Prozess effizient zu gestalten, während sie gleichzeitig eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Buchung von Konferenzräumen bieten sollte.

Analyse & Methodik

Zu Beginn des Projekts führten wir eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse des Distributors sowie der spezifischen Anforderungen des Hotellerie-Sektors und der Konferenzraumbuchungen durch. Die Schwerpunkte der Analyse umfassten:

• Mapping der aktuellen Arbeitsabläufe für den Check-in-Prozess und die Buchung von Konferenzräumen in Hotels

• Evaluierung der bestehenden IT-Infrastruktur und die Integration der POS-Software in die bestehenden Systeme (z. B. Hotel-Management-Systeme und Konferenzraum-Management-Tools)

• Identifikation von Effizienzpotenzialen und Bereichen, in denen die Selbstbedienungslösungen den Kundenservice verbessern könnten

• Interviews mit Hotellerie- und Konferenzraumnutzern, um die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen

Parallel zu dieser Analyse wurden die Anforderungen an die POS-Software definiert, einschließlich Benutzerrollen, Integration mit bestehenden Hotel- und Konferenzraumsystemen, Anpassungsfähigkeit für internationale Märkte und Anforderungen an Reporting und Echtzeit-Datenmanagement.

Empfehlungen & Aktionsplan

Basierend auf der Analyse entwickelten wir eine maßgeschneiderte Strategie für die Umsetzung der POS-Softwarelösung, die in drei zentrale Arbeitspakete unterteilt wurde:

1. Plattformauswahl & Implementierung

   • Empfehlung einer POS-Softwarelösung, die speziell auf den Bedarf der Hotellerie und Konferenzraumbuchungen abgestimmt ist

   • Phasenweise Implementierung, beginnend mit Tests, Datentransfer und Schulungen

   • Integration der POS-Software in bestehende Hotel-Management-Systeme und Konferenzraum-Management-Tools

2. Prozessoptimierung & Benutzerführung

   • Implementierung eines automatisierten Self-Check-in-Systems für Hotels, das den Gästen eine mühelose, kontaktlose Ankunft ermöglicht

   • Entwicklung eines einfachen und intuitiven Buchungssystems für Konferenzräume, das eine schnelle und unkomplizierte Reservierung ohne Personalinteraktion erlaubt

3. Daten- & Leistungsmanagement

   • Erstellung eines Dashboards zur Echtzeitüberwachung der Selbstbedienungs-Check-ins und Konferenzraumbuchungen

   • Etablierung von KPIs zur Analyse der Nutzungshäufigkeit, Auslastung und Effizienz der Systeme

   • Einrichtung eines Berichtssystems für das Hotelmanagement, um den Erfolg der neuen Lösung zu überwachen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen

Ergebnisse & Auswirkungen

Nach der Implementierung der POS-Software verzeichnete das Unternehmen signifikante Verbesserungen in der Effizienz und Kundenzufriedenheit:

• +20% schnellere Check-in-Zeiten in Hotels durch den Einsatz von Selbstbedienungssystemen

• +15% höhere Auslastung der Konferenzräume durch die benutzerfreundliche Buchungsplattform

• Reduzierung der Personalaufwände durch die Automatisierung von Check-in und Konferenzraumbuchungen

• Echtzeit-Dashboards ermöglichten eine präzisere Auswertung der Systemnutzung und eine genauere Planung der Ressourcen

• Positive Rückmeldungen der Hotelkunden, die die schnelle und einfache Nutzung der Selbstbedienungssysteme schätzten

Das Projekt ermöglichte es dem Distributor, sein Portfolio erfolgreich zu erweitern und Hoteliers sowie Unternehmen eine flexible, effiziente Lösung zu bieten, die den Selbstbedienungs-Check-in und die Konferenzraumbuchung ohne Personalinteraktion optimiert. Die POS-Software legte die Grundlage für eine skalierbare Lösung, die sowohl in bestehenden als auch in neuen Märkten schnell und effektiv implementiert werden kann.

Fallstudie: Entwicklung einer Internationalisierungsstrategie für ein an der NASDAQ notiertes Softwareunternehmen

Ausgangslage & Ziele

Ein führender, an der NASDAQ notierter Softwareanbieter aus den USA beauftragte uns mit strategischen Beratungsleistungen zur Unterstützung seiner geplanten Expansion in europäische Märkte. Das Unternehmen verfügte über eine starke Marktposition in Nordamerika und betreute sowohl staatliche Institutionen als auch private Kunden.

Es fehlte jedoch ein robuster, datenbasierter und marktorientierter Entscheidungsrahmen für die Internationalisierung – insbesondere im Hinblick auf die Marktpositionierung, die Standortauswahl, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie das Potenzial für strategische Partnerschaften und technologische Skalierung. Ziel war es, ein skalierbares, investitionssicheres Wachstumskonzept zu entwerfen, das technologische, betriebliche und marktspezifische Faktoren integrierte und eine solide Grundlage für die Entscheidungsfindung der Geschäftsleitung bot.

Analyse & Methodik

Das Projekt begann mit einer strukturierten Bewertung der aktuellen internationalen Aktivitäten, Ressourcen und des Skalierbarkeitspotenzials des Unternehmens. Dazu gehörte die Bewertung bestehender Vertriebskanäle, der Anpassungsfähigkeit der Softwarearchitektur an europäische Vorschriften (z. B. Datenresidenz, ENISA-Anforderungen) sowie der internen Kapazitäten für Lokalisierung, Support und operativen Einsatz.

Parallel dazu führten wir eine umfassende Marktanalyse in fünf priorisierten europäischen Regionen durch: der DACH-Region, Frankreich, den nordischen Ländern, Großbritannien und den Benelux-Ländern. Diese Analyse umfasste Marktgröße, Wettbewerbsumfeld, Kundensegmente, regulatorische Markteintrittsbarrieren und geopolitische Rahmenbedingungen, die für die Expansionsplanung relevant sind. Um die Internationalisierungsbereitschaft des Unternehmens zu bewerten, verwendeten wir ein maßgeschneidertes Reifegradmodell, um den aktuellen Stand mit den strukturellen Anforderungen für einen erfolgreichen Markteintritt zu vergleichen.

Empfehlungen und Aktionsplan

Basierend auf der Analyse haben wir einen strukturierten Aktionsplan mit konkreten, priorisierten Empfehlungen für vier strategische Dimensionen entwickelt:

• Marktpositionierung und Zielkundensegmentierung: Entwicklung einer differenzierten Positionierungsstrategie basierend auf klar definierten Zielgruppen und Anwendungsfällen – sowohl für den öffentlichen Sektor als auch für private Unternehmen.

• Standortstrategie und Partnernetzwerk: Bewertung potenzieller Standorte für Vertretungen oder Joint Ventures anhand von Kriterien wie Talentverfügbarkeit, Finanzierungslandschaft, Infrastruktur und regulatorischer Stabilität. Darüber hinaus wurde ein Rahmen für die Partnerauswahl erstellt.

• Technologische Skalierung und Produktlokalisierung: Definition der notwendigen Softwareanpassungen (z. B. mehrsprachige Schnittstellen, Hosting-Compliance, Datenschutz) und Entwicklung einer Roadmap für die schrittweise Lokalisierung und Produktweiterentwicklung.

• Regulatory Compliance & Governance Zusammenstellung relevanter regulatorischer Anforderungen der EU – einschließlich Exportbeschränkungen, Lizenzpflichten und Datenschutzgesetzen – zusammen mit Empfehlungen für effiziente Compliance-Strukturen.

Die Empfehlungen wurden in einem schrittweisen Implementierungsfahrplan zusammengefasst, der sowohl schnelle Erfolge als auch mittel- und langfristige Maßnahmen umfasste, komplett mit Kostenschätzungen, Ressourcenanforderungen und messbaren Erfolgsindikatoren.

Ergebnisse und Auswirkungen

Das Ergebnis des strukturierten Ansatzes war ein solides Entscheidungspapier für die Geschäftsleitung mit quantifizierbaren Marktdaten, umsetzbaren Expansionsoptionen und risikobewerteten Markteintrittsszenarien. Insbesondere wurden zwei Zielmärkte mit hohem Potenzial für sofortige Maßnahmen identifiziert und ein Pilotstandort als strategischer Mittelpunkt für zukünftige europäische Aktivitäten bestätigt.

Fallstudie: Implementierung einer Sales-Plattform bei einem B2C-E-Commerce-Unternehmen

Ausgangslage & Ziele

Ein schnell wachsendes B2C-E-Commerce-Unternehmen mit starker Online-Präsenz in der DACH-Region wandte sich an uns, um seine Vertriebsleistung und sein Customer Lifecycle Management zu optimieren. Das Unternehmen hatte kürzlich sein Produktportfolio erweitert und seine Marketingaktivitäten verstärkt, sah sich jedoch mit zunehmender Komplexität in den Vertriebsabläufen, der Kundensegmentierung und dem Conversion Tracking konfrontiert.

Trotz eines hohen Auftragsvolumens waren die Vertriebsprozesse fragmentiert, die CRM-Nutzung inkonsistent und die datenbasierte Entscheidungsfindung eingeschränkt. Ziel war die Implementierung einer skalierbaren, cloudbasierten Vertriebsplattform, die das Lead-Management optimiert, personalisierte Kundenansprache ermöglicht und Transparenz über den gesamten Vertriebstrichter bietet. Die Lösung musste sich nahtlos in bestehende Systeme (ERP, Webshop und Marketing-Automatisierungstools) integrieren und an die zukünftige internationale Expansion anpassbar sein.

Analyse & Methodik

Wir starteten das Projekt mit einer umfassenden Analyse der aktuellen Vertriebsprozesse, der Systemarchitektur und der organisatorischen Bereitschaft des Unternehmens für die digitale Transformation. Zu den wichtigsten Schwerpunkten gehörten:

• Abbildung der bestehenden Customer Journey, einschließlich Touchpoints, Konversionsraten und Abwanderungsindikatoren

• Bewertung des aktuellen Tech-Stacks und der Datenflüsse zwischen den Abteilungen (Vertrieb, Marketing, Kundendienst)

• Identifizierung von Betriebsengpässen, Redundanzen und verpassten Cross- und Upselling-Möglichkeiten

• Stakeholder-Interviews zum Verständnis der Benutzeranforderungen, Schwachstellen und gewünschten zukünftigen Funktionen

Parallel dazu definierten wir die strategischen und operativen Anforderungen an die neue Vertriebsplattform. Dazu gehörten Benutzerrollen und -berechtigungen, Integrationsschnittstellen, Lokalisierungsanforderungen, Berichts- und Analysefunktionen sowie die Skalierbarkeit für zusätzliche Märkte.

Es wurde eine Auswahlliste führender SaaS-basierter CRM- und Sales-Enablement-Plattformen erstellt. Jede Plattform wurde anhand der technischen Kompatibilität, der Lizenzmodelle, der Modularität, des Implementierungsaufwands und des Anbietersupports bewertet.

Empfehlungen und Aktionsplan

Basierend auf der Analyse haben wir eine umfassende Rollout-Strategie entwickelt, die in vier Hauptarbeitsbereiche gegliedert ist:

1. Plattformauswahl und -implementierung

• Empfehlung einer Cloud-nativen CRM- und Vertriebsautomatisierungsplattform (Salesforce Commerce Cloud)

• Phasenweiser Implementierungsplan einschließlich Sandbox-Tests, Datenmigration und Benutzerschulung

• Integrations-Roadmap mit Webshop-, ERP- und Kundensupportsystemen

2. Neugestaltung des Verkaufsprozesses

• Standardisierung und Automatisierung des Lead-to-Order-Prozesses

• Implementierung dynamischer Kundensegmentierung und verhaltensbasiertem Scoring

• Einrichtung personalisierter Kampagnenauslöser und Folgemechanismen

3. Daten- und Leistungsmanagement

• Entwicklung eines einheitlichen Vertriebs-Dashboards mit Echtzeit-KPIs (Conversion-Raten, AOV, CAC, LTV)

• Einführung regelmäßiger Leistungsüberprüfungen und Pipeline-Gesundheitschecks

• Aufbau einer A/B-Testinfrastruktur zur kontinuierlichen Verkaufsoptimierung

4. Änderungsmanagement und -aktivierung

• Strategie für die Änderungskommunikation und Onboarding-Sitzungen für wichtige Stakeholder

• „Train-the-Trainer“-Programm für interne Champions

• Dokumentation der Best Practices und Erstellung eines Sales Playbooks

Ergebnisse und Auswirkungen

Innerhalb von vier Monaten nach der Implementierung meldete das Unternehmen eine messbare Steigerung der Vertriebseffizienz und der Konversionsraten:

• +18 % Steigerung der durchschnittlichen Konversionsrate in allen wichtigen Produktkategorien

• +12 % Reduzierung der Kundenakquisitionskosten durch verbessertes Targeting und Segmentierung

• 360°-Kundenansicht ermöglicht verbesserte Personalisierungs- und Kundenbindungsstrategien

• Einheitliche Dashboards erleichterten die Entscheidungsfindung in Echtzeit und verbesserten die Prognosegenauigkeit

Das Projekt legte den Grundstein für eine skalierbare Vertriebsinfrastruktur, die es dem Unternehmen ermöglicht, schneller in neue Märkte einzutreten, Kundenbeziehungen effektiver zu verwalten und ein nachhaltiges Umsatzwachstum zu erzielen.