Fallstudie: Entwicklung einer POS-Software für die Hotellerie

Ausgangssituation & Zielsetzung

Ein führender Distributor von IT- und Videokonferenzlösungen benötigte eine maßgeschneiderte POS-Software, um sein bestehendes Portfolio zu ergänzen und B2C-Kunden, insbesondere aus der Hotellerie, mit modernen Selbstbedienungslösungen auszustatten. Das Unternehmen wollte seinen Kunden eine Lösung bieten, die es ermöglicht, den Check-in-Prozess vollständig durch Selbstbedienungssysteme abzuwickeln und gleichzeitig Konferenzräume vor Ort ohne Personalbuchungen zu ermöglichen.

Ziel war es, eine POS-Software zu entwickeln, die sowohl für Hotels als auch für Konferenzräume in verschiedenen B2C-Szenarien eingesetzt werden kann. Die Software sollte die bestehenden IT-Systeme des Distributors ergänzen und es den Hotelbetrieben ermöglichen, den gesamten Buchungs- und Check-in-Prozess effizient zu gestalten, während sie gleichzeitig eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Buchung von Konferenzräumen bieten sollte.

Analyse & Methodik

Zu Beginn des Projekts führten wir eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse des Distributors sowie der spezifischen Anforderungen des Hotellerie-Sektors und der Konferenzraumbuchungen durch. Die Schwerpunkte der Analyse umfassten:

• Mapping der aktuellen Arbeitsabläufe für den Check-in-Prozess und die Buchung von Konferenzräumen in Hotels

• Evaluierung der bestehenden IT-Infrastruktur und die Integration der POS-Software in die bestehenden Systeme (z. B. Hotel-Management-Systeme und Konferenzraum-Management-Tools)

• Identifikation von Effizienzpotenzialen und Bereichen, in denen die Selbstbedienungslösungen den Kundenservice verbessern könnten

• Interviews mit Hotellerie- und Konferenzraumnutzern, um die spezifischen Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen

Parallel zu dieser Analyse wurden die Anforderungen an die POS-Software definiert, einschließlich Benutzerrollen, Integration mit bestehenden Hotel- und Konferenzraumsystemen, Anpassungsfähigkeit für internationale Märkte und Anforderungen an Reporting und Echtzeit-Datenmanagement.

Empfehlungen & Aktionsplan

Basierend auf der Analyse entwickelten wir eine maßgeschneiderte Strategie für die Umsetzung der POS-Softwarelösung, die in drei zentrale Arbeitspakete unterteilt wurde:

1. Plattformauswahl & Implementierung

   • Empfehlung einer POS-Softwarelösung, die speziell auf den Bedarf der Hotellerie und Konferenzraumbuchungen abgestimmt ist

   • Phasenweise Implementierung, beginnend mit Tests, Datentransfer und Schulungen

   • Integration der POS-Software in bestehende Hotel-Management-Systeme und Konferenzraum-Management-Tools

2. Prozessoptimierung & Benutzerführung

   • Implementierung eines automatisierten Self-Check-in-Systems für Hotels, das den Gästen eine mühelose, kontaktlose Ankunft ermöglicht

   • Entwicklung eines einfachen und intuitiven Buchungssystems für Konferenzräume, das eine schnelle und unkomplizierte Reservierung ohne Personalinteraktion erlaubt

3. Daten- & Leistungsmanagement

   • Erstellung eines Dashboards zur Echtzeitüberwachung der Selbstbedienungs-Check-ins und Konferenzraumbuchungen

   • Etablierung von KPIs zur Analyse der Nutzungshäufigkeit, Auslastung und Effizienz der Systeme

   • Einrichtung eines Berichtssystems für das Hotelmanagement, um den Erfolg der neuen Lösung zu überwachen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen

Ergebnisse & Auswirkungen

Nach der Implementierung der POS-Software verzeichnete das Unternehmen signifikante Verbesserungen in der Effizienz und Kundenzufriedenheit:

• +20% schnellere Check-in-Zeiten in Hotels durch den Einsatz von Selbstbedienungssystemen

• +15% höhere Auslastung der Konferenzräume durch die benutzerfreundliche Buchungsplattform

• Reduzierung der Personalaufwände durch die Automatisierung von Check-in und Konferenzraumbuchungen

• Echtzeit-Dashboards ermöglichten eine präzisere Auswertung der Systemnutzung und eine genauere Planung der Ressourcen

• Positive Rückmeldungen der Hotelkunden, die die schnelle und einfache Nutzung der Selbstbedienungssysteme schätzten

Das Projekt ermöglichte es dem Distributor, sein Portfolio erfolgreich zu erweitern und Hoteliers sowie Unternehmen eine flexible, effiziente Lösung zu bieten, die den Selbstbedienungs-Check-in und die Konferenzraumbuchung ohne Personalinteraktion optimiert. Die POS-Software legte die Grundlage für eine skalierbare Lösung, die sowohl in bestehenden als auch in neuen Märkten schnell und effektiv implementiert werden kann.